Надо как-то рациональнее подходить к решению вопроса.
Собираетесь куда-то ехать, давайте объявление на сайте: "Буду в городе (название) с (дата) по (дата). Буду рад встретится со всеми ранее приглашенными мною для неформальной
беседы. Телефон для подачи заявок (телефон)".
По итогам поездки - краткий отчет на форуме.